33 — Žádost o aktualizaci údajů
Když potřebujete, aby zaměstnanec zaktualizoval údaje (např. po stěhování, narození dítěte, změně banky), pošlete mu odkaz na předvyplněný formulář. Otevře se mu stejný dotazník jako při prvním vyplňování, ale s už vyplněnými stávajícími hodnotami — upraví jen to, co je potřeba, a odešle.
Jeden zaměstnanec
- U odemčeného zaměstnance klikněte ikonu ⋮ (tři tečky) → Aktualizovat údaje
- Aplikace si vyžádá heslo k vašemu účtu — potřebuje jím dešifrovat stávající data, aby je mohla předvyplnit do nového formuláře (heslo se zpracovává pouze ve vašem prohlížeči)
- Otevře se okno Odkaz pro aktualizaci s vygenerovanou URL. Aplikace ho neposílá automaticky e-mailem — máte dvě tlačítka:
- Otevřít dotazník — otevře předvyplněný formulář v novém okně (vy ho upravíte za zaměstnance, pokud máte data z jiného zdroje)
- Kopírovat odkaz — zkopíruje URL do schránky, můžete ji poslat ručně (e-mailem, přes Slack, apod.)
Hromadně více zaměstnanců najednou
- V tabulce zaškrtněte zaměstnance (nebo přes fialové Hromadné akce)
- V modré liště nahoře klikněte Aktualizace ({počet}) (zobrazí se jen pokud máte vybrané odemčené zaměstnance s e-mailem)
- Aplikace si vyžádá heslo k účtu a postupně dešifruje data všech vybraných zaměstnanců (u většího počtu může chvíli trvat)
- Po dešifrování se automaticky rozešlou e-maily s jednorázovými odkazy na předvyplněné formuláře. První dávka 30 e-mailů odejde okamžitě, další dávky po 3 minutách (ochrana proti omezení doručitelnosti).
- Zaměstnanci obdrží odkaz, formulář otevřou, upraví co potřebují a odešlou.
Účtování
Aktualizace existujícího zaměstnance je vždy zdarma — kredit už byl spotřebován při původním odemknutí jeho záznamu a nové vyplnění tentýž záznam jen přepíše. Žádné nové strhnutí kreditu.
Změna údajů evidovaných u ČSSZ
Pokud aktualizace mění některý z údajů, které ČSSZ eviduje (např. trvalá adresa, příjmení, banka), musíte ČSSZ poslat změnové hlášení. Pro tento typ hlášení potřebuje ČSSZ vědět OIČ a IZ zaměstnance — pokud je u záznamu nemáte vyplněné, aplikace vás na to při exportu upozorní.
Automatické připomínání, kdy poslat aktualizaci
Aplikace umí jednou za nastavený interval (např. každé 3 měsíce) upozornit vás e-mailem, že je čas znovu obeslat zaměstnance se žádostí o aktualizaci. Aplikace neposílá zaměstnancům nic sama — jen vás upozorní, abyste hromadnou aktualizaci spustili. Viz 36 — Upozornění na požadavek aktualizace údajů.