23 — Sdílený sběr dat (HR sbírá na firmě)

Když chcete, aby HR pracovník přišel s tabletem přímo na pracoviště a nechal zaměstnance vyplnit dotazník, ale nechcete dát HR pracovníkovi přístup k vašemu účtu (takže klasický kiosk módu nepřichází v úvahu).

Sdílený sběr je odkaz, který si pošlete HR pracovníkovi. Ten ho otevře na svém tabletu nebo notebooku, předá zařízení zaměstnancům a každý si vyplní svůj dotazník. HR pracovník neuvidí vyplněná data — dešifrovací klíč máte jen vy.

Rozdíl proti kiosku

• Kiosk (22) — vy musíte být přihlášeni na tabletu, zadáváte heslo k účtu, zaměstnanci vyplňují přímo u vás. Kiosk vidí (po dešifrování heslem) i existující údaje a předvyplní formulář.
• Sdílený sběr — vygenerujete odkaz, který funguje samostatně. Otevře ho kdokoli (typicky HR pracovník) bez přihlášení do účtu. Nevidí předchozí vyplněná data. Vhodné pro situace, kdy chcete delegovat sběr a nepřidávat HR pracovníka jako uživatele.

Spuštění

1. Otevřete firmu → volitelně zaškrtněte v tabulce zaměstnance, kteří mají vyplnit (jinak budou nabídnuti všichni aktivní)
2. V hlavičce firmy klikněte Sdílej sběr dat (na mobilu Sdílej)
3. V modálním okně Sdílej sběr dat vyberte:
   • Platnost odkazu — 24 hodin (výchozí), 48 hodin, 3 dny nebo 7 dní
   • Jen vybraní zaměstnanci — pokud jste v tabulce zaškrtli konkrétní lidi, jinak všichni aktivní
   • Povolit přidávání nových zaměstnanců — pokud chcete, aby si HR mohlo přidat někoho, kdo zatím v seznamu není
   • Pokud jsou ve výběru lidé, kteří už dříve vyplnili, objeví se žluté upozornění: HR pracovník neuvidí stará data a budou muset formulář vyplnit znovu od začátku
4. Klikněte Vytvořit odkaz → vygeneruje se URL
5. Odkaz buď zkopírujte, nebo ho rovnou pošlete HR pracovníkovi přímo z aplikace e-mailem
6. HR pracovník přijde s tabletem na firmu, otevře odkaz, předá tablet prvnímu zaměstnanci → ten si vybere své jméno ze seznamu, vyplní formulář a odešle. Pak se vrátí seznam pro dalšího.

Po otevření odkazu běží sběr max 8 hodin v jednom sezení, pak je potřeba otevřít odkaz znovu (a odkaz musí být ještě v platnosti).

Limity

• HR pracovník neuvidí žádná dříve vyplněná data — sdílený sběr nemá dešifrovací klíč. Pokud potřebujete data zkontrolovat/upravit s pohledem na předchozí stav, musí to dělat majitel účtu přes 22 — kiosk mód.
• Záznamy vyplněné přes sdílený sběr jsou v auditu označené jako sdílený sběr — víte, že je vytvořilo HR a ne sám zaměstnanec.
• Pro právně silnější doložení (že data dal opravdu zaměstnanec a ne někdo jiný za něj) je lepší 20 — e-mailová nebo 21 — SMS pozvánka s OTP verifikací.

Vhodné pro

• Externí HR (vede personalistiku pro vás, ale nemá vlastní účet)
• Sběr na pracovišti, kdy na to nechcete půjčit svůj přihlášený tablet
• Doplnění chybějících záznamů, když většina zaměstnanců vyplní z domova přes pozvánku, ale pár jich potřebuje pomoc na místě