20 — Rozeslání pozvánek e-mailem
Hromadně všem
- Otevřete firmu → seznam zaměstnanců
- Klikněte fialové tlačítko Hromadné akce v hlavičce tabulky (vybere všechny zaměstnance a odscrolluje k modré liště nahoře). Případně si zaškrtněte jen některé checkboxy v levém sloupci.
- V modré liště nahoře klikněte Email pozvánky ({počet})
- Potvrďte → systém pošle e-mail každému vybranému, kdo má vyplněný e-mail a stav Čeká
Jednomu zaměstnanci
- U konkrétního řádku klikněte ikonu ⋮ (tři tečky) na konci řádku
- V menu vyberte Odeslat email (nebo Znovu email, pokud už pozvánku dostal dříve)
Co e-mail obsahuje
Šablona je úmyslně minimalistická a důvěryhodná:
- Předmět + krátké oslovení („Dobrý den")
- Větu „Váš zaměstnavatel {jméno firmy} vás žádá o vyplnění osobních údajů potřebných pro Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ)"
- Modré tlačítko Vyplnit formulář (jednorázový odkaz, platnost 48 hodin, jednorázové použití)
- Poznámku, že údaje jsou šifrované end-to-end přímo v prohlížeči zaměstnance a provozovatel k nim nemá přístup
E-mail neobsahuje žádné logo (aplikace nemá funkci nahrát si firemní logo) ani kontakt na vás — pokud se zaměstnanec bude ptát, ať vás kontaktuje napřímo přes interní kanály.
Co dělat když pozvánka nepřišla
- Zkontrolujte v logu firmy (sekce dole na stránce firmy), jestli byl e-mail odeslán
- Zaměstnanec ať mrkne do spamu
- Doménu odesílatele
send.spravadat.czmáme s SPF/DKIM/DMARC, doručitelnost je nad 99 %, ale Outlook/365 občas zařadí do junku - Případně pošlete pozvánku přes SMS (21)
Připomínky
Pokud zaměstnanec neotevře / nevyplní, systém mu automaticky posílá připomínky podle nastavení firmy. Viz 24 — Automatické připomínky.
Cena
Pozvánky e-mailem jsou zdarma, neomezeně. Platíte jen za odemknutí (dešifrování) vyplněného záznamu (1 kredit) a za SMS pozvánky.