Kompletní průvodce novými povinnostmi zaměstnavatelů dle zákona č. 323/2025 Sb. Co je JMHZ, REGZEC a MH. Termíny, povinná data a jak to řešit.
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele od 1. dubna 2026 nahrazuje dosavadních ~25 samostatných formulářů ČSSZ. Skládá se ze tří částí.
Registrace zaměstnavatele
Identifikace firmy — IČO, variabilní symbol ČSSZ, organizační jednotka. Podává se jednorázově a při změně údajů.
Registrace zaměstnance
Kdo zaměstnanec je — osobní údaje, adresy, vzdělání, zdravotní stav, profese, pojišťovna. Podává se při nástupu, odchodu a při změně údajů (do 8 dnů).
Měsíční hlášení
Kolik zaměstnanec vydělal — mzdy, daně, pojistné, hodiny, dovolená. Podává se měsíčně do 20. dne následujícího měsíce. Řeší mzdový software.
Čtyři data, která si musíte zapsat do kalendáře.
Ostrý provoz JMHZ. Od tohoto data musí zaměstnavatelé podávat hlášení v novém formátu. Registrace zaměstnanců (REGZEC) se stává povinnou.
Doregistrace všech stávajících zaměstnanců u ČSSZ. Povinnost zaregistrovat každého zaměstnance, kterého jste měli k 1. 4. 2026 — včetně brigádníků na DPP a DPČ.
První měsíční hlášení (MH) za duben 2026. Měsíční přehled mezd, daní a pojistného v novém formátu.
Zpětné hlášení za leden až březen 2026. Povinnost podat měsíční hlášení zpětně za období před spuštěním JMHZ.
Registrace zaměstnance vyžaduje strukturovaná data v přesně definovaných kódech — ne volný text, ne slovní odpovědi. Váš mzdový systém tato data typicky nemá.
Jméno, rodné číslo (validované modulo 11), datum narození, pohlaví, občanství (ISO kód země)
Ulice, č.p., č.o., PSČ, obec, stát — každý údaj zvlášť (ne jeden řádek textu)
Kód KKOV (jednopísmenný klasifikační kód, ne "vysokoškolské")
Kód CZ-ISCO (3-5místný kód, ne "dělám v kanceláři")
Třímístný kód (111, 201, 205, 207, 209, 211, 213)
Druh činnosti (kód), pracovní režim (kód 1-9), datum nástupu, místo výkonu práce
Typ omezení (kód), ZTP/P, datum platnosti rozhodnutí
Druh důchodu (kód), pobírán od kdy
Cestovní doklad (typ, číslo, vydal, stát), pracovní oprávnění, daňová rezidence, adresa v zahraničí
Příslušnost k sociálnímu zabezpečení jiného státu, mezinárodní smlouvy
Proč to není triviální
Zaměstnanci neznají kódy KKOV ani CZ-ISCO. Data musí být ve formátu XML validovaném proti XSD schématu ČSSZ. Při každé změně údajů musíte podat REGZEC-Změnu.
Tip: import z ePortálu ČSSZ
Na ePortálu ČSSZ (služba „Seznam zaměstnanců") si můžete stáhnout CSV se seznamem registrovaných zaměstnanců — včetně OIČ, IZ, rodného čísla a druhu činnosti. SprávaDat tento CSV naimportuje: automaticky přiřadí identifikátory a předvyplní údaje, které zaměstnanec pak nemusí vyplňovat znovu. Zjistíte tím i kdo vám v registraci u ČSSZ chybí.
Situace se liší podle toho, jak velká je firma a zda používá mzdový software.
POHODA, PAMICA, Money S3...
Mzdový systém zpracovává mzdy a generuje MH. Ale nemá odkud vzít personální data pro REGZEC — vzdělání, adresy, kódy profesí.
Postup:
1. Naimportujete xlsx z PAMICA / Pohody — to, co už ve mzdovém SW máte
2. Zaměstnanec vyplní online formulář — jen chybějící údaje (REGZEC pole)
3. Export do PAMICA / POHODA (Stormware XML) — aktualizuje stejné záznamy
4. Mzdový systém vygeneruje REGZEC XML a podání na ČSSZ
Typicky: 50 zaměstnanců = 4 150 Kč bez DPH (jednorázově)
Alternativa: ruční sběr + přepis = ~36 hodin práce HR = 10 800 Kč
Mzdy řeší externí účetní
Nepotřebujete kupovat mzdový software jen kvůli registraci zaměstnanců. SprávaDat vygeneruje REGZEC XML za zlomek ceny. Mzdy (MH) vyplní účetní na ePortálu jako dosud.
Postup:
1. Zaměstnanci vyplní online formulář
2. Export REGZEC XML (validovaný proti XSD)
3. Nahrání na ePortál ČSSZ
Typicky: 10 zaměstnanců = 792 Kč bez DPH (2 zdarma + 8 × 99 Kč) — jednorázově, navždy
Alternativa: pořídit mzdový SW = ~15 000 Kč/rok. SprávaDat je 19× levnější.
Zpracovává mzdy pro více firem
Jeden účet pro celé portfolio klientů. Sdílené kredity — čím víc zaměstnanců, tím nižší cena. Klientovi pošlete odkaz, on distribuuje zaměstnancům.
Postup:
1. Vytvoříte účet a přidáte firmy klientů
2. HR klienta předá odkazy zaměstnancům
3. Exportujete data do PAMICA / POHODA / XML
Typicky: 5 klientů, 200 zaměstnanců = 13 000 Kč bez DPH
Alternativa: ruční sběr = 100 hodin × 400 Kč = 40 000 Kč. Úspora 27 000 Kč + 97 hodin.
Stovky zaměstnanců, část bez emailu
Hromadné operace: import, odeslání, připomínky, export. SMS pro zaměstnance bez emailu. Sběr na tabletu na pracovišti. Dashboard se statusem v reálném čase.
Postup:
1. Import seznamu zaměstnanců z CSV
2. Hromadné odeslání emailem + SMS
3. Automatické připomínky
4. Hromadný export REGZEC XML
Typicky: 500 zaměstnanců = 26 800 Kč bez DPH (od 35 Kč/os.)
Cizinci s rozšířenými povinnostmi REGZEC
REGZEC u cizinců vyžaduje výrazně více údajů — cestovní doklady, pracovní oprávnění, adresu pobytu v ČR i v zahraničí, daňovou rezidenci a příslušnost k sociálnímu zabezpečení jiného státu. Formulář SprávaDat tyto sekce automaticky zobrazí, pokud zaměstnanec uvede jiné než české občanství.
Co formulář sbírá navíc u cizinců:
• Adresa pobytu v ČR (strukturovaná: ulice, č.p., obec, PSČ)
• Adresa v domovské zemi (strukturovaná)
• Cestovní doklad (typ, číslo, vydávající orgán, stát)
• Pracovní oprávnění — typ, číslo, platnost, pobočka ÚP (mimo EU)
• Daňová rezidence (stát, identifikátor)
• Příslušnost k sociálnímu zabezpečení jiného státu
Při změně dokladu nebo expirace oprávnění — pošlete aktualizaci, zaměstnanec upraví a vy exportujete REGZEC-Změna (act=3).
Aktualizace a ověřování zdarma
Pošlete zaměstnancům hromadnou žádost o ověření údajů — třeba každý měsíc. Jedním klikem potvrdí „beze změn" nebo upraví co se změnilo. Vidíte kdo reagoval. Neplatíte nic navíc, ani za rok, ani za pět let.
Exporty bez omezení
Odemčené záznamy můžete exportovat kdykoliv a kolikrát chcete — REGZEC XML, PAMICA, ABRA Flexi, CSV, XLSX, PDF. Bez dalších poplatků.
Kredity nevyprší
Nakupte víc najednou a ušetříte — od 99 Kč/ks po 35 Kč/ks při 500+. Kredity nemají expiraci. Noví zaměstnanci během roku? Čerpáte ze stejného balíčku.
Příklad: 50 zaměstnanců + rezerva 20 nových/rok = 70 kreditů = 5 180 Kč bez DPH (průměr 74 Kč/zaměstnanec). Pokryjete celý rok dopředu.
Jak se liší jednotlivé způsoby, jak splnit povinnost registrace zaměstnanců.
| Papír / Excel | ePortál ČSSZ | Mzdový SW | SprávaDat | |
|---|---|---|---|---|
| Sběr od zaměstnanců | Papír, email | Žádný — jen podání | Žádný | Online formulář (mobil) |
| Validace dat | Žádná | Při podání (pozdě) | Částečná | V reálném čase |
| Nápověda kódů | Žádná | Žádná | Žádná | AI našeptávač |
| Připomínky | Ruční | Žádné | Žádné | Automatické |
| Šifrování | Žádné | N/A | Záleží na SW | End-to-end |
| REGZEC XML export | Nelze | Ruční vyplnění | Ano (bez sběru) | Ano (XSD validace) |
| Import PAMICA/POHODA | Nelze | Nelze | Ano (bez sběru) | Ano |
| Cena | "Zdarma" (práce HR) | Zdarma (hodiny práce) | 10-30 tis. Kč/rok | Od 35 Kč/zaměstnance |
| GDPR riziko | Vysoké | Nízké | Střední | Nulové |
| Aktualizace údajů | Nový papír, znovu přepisovat | Ruční oprava na ePortálu | Ruční úprava v SW | Odkaz na aktualizaci — zdarma |
| Zahraniční zaměstnanci | Další formuláře navíc | Ruční vyplnění sekcí | Záleží na SW | Automatické sekce pro cizince |
| Čas na 50 zaměstnanců | ~36 hodin | ~20 hodin | ~5 hodin + sběr | ~1 hodina |
Jak vypadá sběr personálních dat pro 50 zaměstnanců.
Časté alternativy a proč nestačí.
SprávaDat řeší sběr personálních dat zaměstnanců pro REGZEC — tu část JMHZ, kterou mzdový systém neumí.
Email a heslo. Přidáte firmu — název, IČO, variabilní symbol ČSSZ. 2 minuty.
Ručně, import z CSV, nebo z ePortálu ČSSZ. Odešlete odkazy emailem nebo SMS.
REGZEC XML, PAMICA, POHODA, ABRA Flexi, CSV, XLSX, PDF. Validovaný export jedním klikem.
2 zaměstnanci zdarma. Bez předplatného. Kredity nevyprší. Bez instalace. Bez závazku.
Máte další dotazy nebo si nejste jistí, co se vás týká?
Zavolejte nám: +420 775 622 666
nebo napište na info@spravadat.cz